Nachricht vom 12.11.2022 
Die Arbeit der Personalverwaltung erleichtern
Die Personalverwaltung eines Unternehmens hatte viele verschiedene Tätigkeiten zu verrichten, damit die Mitarbeiter ihr Gehalt erhalten, Urlaub nehmen können oder neue Mitarbeiter eingestellt werden können. In früheren Zeiten wurde vieles davon manuell auf Papier dokumentiert und Akten angelegt. In der heutigen Zeit ist das so nicht mehr nötig, denn immer mehr Prozesse werden digital erledigt.
Dokumente digitalisieren
Digitalisierung ist ein wichtiges Thema unserer Zeit und daher in allen Personalabteilungen. Mit Factorial Dokumente hat ein Unternehmen einen Partner an der Seite, der sich mit der Digitalisierung von Dokumenten auskennt und zahlreiche Lösungen liefert.
Basis bildet die digitale Personalakte, in der alle Dokumente zu Mitarbeitern abgelegt werden können. So sind sie jederzeit für berechtigte Mitarbeiter abrufbar, falls Fragen aufkommen sollten. Einfach lassen sich benutzerdefinierte Ordner erstellen, was eine gute Übersicht gewährleistet. Da viele Unternehmen aktuell noch papiergebundene Personalakten besitzen, kann man diese nachträglich digitalisieren und dann große Mengen an Dokumenten in die Personalakten hochladen.
Für das Unternehmen hat eine Personalverwaltung mit Factorial den Vorteil, dass man allen Mitarbeitern aus der Datenbank heraus Unternehmensmitteilungen senden kann. Im Allgemeinen kann man aber vor allem Steuern und Rechnungen zentral an einer Stelle digital speichern und so alle relevanten Daten an einem Ort verwalten.
Weitere Funktionen runden das Angebot rund um die Dokumentenverwaltung ab. Wichtig ist, dass der Datenschutz und die Datensicherheit gewährleistet sind. Mittels eines Rollen- und Berechtigungssystems wird genau definiert, wer Daten einsehen darf, wer Dokumente bearbeiten und wer Dokumente sogar herunterladen darf.
Auch Schichtplanungen sind möglich
Mit der Unterstützung von Factorial Schichtplanung hat man die Möglichkeit, auch solche Planungen problemlos abzuwickeln. Die Personalplanung kann mittels dieses Planungstools direkt ablesen, wie viele Stunden von den eingesetzten Mitarbeitern tatsächlich geleistet wurden. So hat man stets eine komplette Übersicht über das Team und deren Leistungen. Dies erlaubt Vergleiche und ermöglicht es, Anpassungen an die geplanten Schichten zu jeder Zeit vorzunehmen.
Die Planungen sind mit diesem Programm auf wöchentlicher Basis ebenso möglich wie auf längerfristiger Basis. Man kann auch schauen, welche Schichten ein Mitarbeiter in den letzten vier Wochen gemacht hat. So lassen sich eventuelle Ungerechtigkeiten minimieren. Zudem kann man aus der Planung heraus die Mitarbeiter direkt informieren, wann sie welche Schicht zu machen haben. Auch Änderungen lassen sich so nicht nur in die Planung schnell eintragen, sondern auch die entsprechende Benachrichtigung kann direkt erfolgen.
Ein Problem bei der herkömmlichen Schichtplanung ist, dass man Konflikte schnell übersehen kann, egal, wie genau man arbeitet. Dieses Programm gleicht die Fehler der Menschen bei der Planung aus, indem es sofort anzeigt, wenn sich etwa eine Schicht überschneidet. Betreut man viele Mitarbeiter, können Fehltage schnell übersehen werden, auch hier gibt das Programm umgehend einen Hinweis, sollte man versehentlich am freien Tag eine Schicht einplanen.
Bei diesen vielen Möglichkeiten kann man denken, dass dieses Programm unübersichtlich ist, aber ganz im Gegenteil, es ist bedienerfreundlich und leistungsstark. Die Größe des Unternehmens spielt dabei keine Rolle und auch nicht, welche Anzahl Mitarbeiter man hat, die in Schichten eingeteilt werden.
Digitale Prozesse immer wichtiger
Dass eine Personalabteilung immer digitaler arbeiten muss, ist keine Frage. Die Zeiten von Bewerbungsmappen sind schon lange vorbei, Stellenangebote werden im Internet veröffentlicht und wenn man die Bewerbungen digital erhält, können alle anschließenden Prozesse auch digital erfolgen. Dies erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern verschlankt auch die Aktenschränke mit papiergebundenen Akten. Dass man einen schnelleren Einblick in Akten hat und somit Personalgespräche effektiver gestalten kann, ist ein weiterer wichtiger Punkt, den man beim Umstellen auf eine digitale Personalabteilung positiv gewichten sollte, auch wenn eine solche Umstellung Zeit und Geld kostet.
Ein Fazit
Egal, ob digitale Personalakte oder digitale Schichtenplanung, immer mehr Prozesse wandern aus der analogen Welt in die digitale Welt und können dank intelligenter Programmierung Arbeiten erleichtern und Fehler frühzeitig aufdecken. (prm)
Agentur Artikel
