Nachricht vom 04.08.2024 
Drei Wege, um die Effizienz im Unternehmen zu steigern
RATGEBER | Unternehmen stehen immerzu vor unterschiedlichen Herausforderungen. Ob diese jedoch auf dem Markt erfolgreich agieren, hängt von vielen Faktoren ab. Einer der wichtigsten Faktoren, unabhängig von der Branche oder der Unternehmensgröße, ist die Effizienz! Denn diese entscheidet unter anderem darüber, wie schnell und effektiv Aufgaben erledigt werden können, wie viele Ressourcen benötigt und ob Kosten gesenkt werden können. Sie wollen die Effizienz steigern? Wir haben einige Tipps für Führungskräfte und Unternehmer zusammengestellt, die von Automatisierung mit einer Ausgabenmanagement-Software hin zur Optimierung von Kommunikationsprozessen reichen.
Automatisierungen
Häufig wird der Unternehmensalltag von immer wiederkehrenden Aufgaben begleitet, die einem und demselben Muster folgen und jedes Mal manuelle Ressourcen beanspruchen. Diese Routineaufgaben gelten als enorme Zeitfresser und sind für die Mitarbeiter meist ungeliebte Aufgaben, die sie nicht sonderlich herausfordern.
Mit einer Software-Lösung können eben diese Aufgaben jedoch automatisiert und vereinfacht werden. Lösungen wie die von Klippa bieten insbesondere KI-Datenautomatisierungen, Ausgabenmanagement und andere Pakete an.
Sie können aber auch Rechnungsstellungen, Kundendatenänderungen oder E-Mail-Kampagnen automatisch ablaufen lassen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch die Wahrscheinlichkeit, dass sich Fehler einschleichen oder etwas vergessen wird.
Anpassungen im Geschäftsmodell
Manchmal lässt sich eine Effizienzsteigerung auch durch eine Anpassung im Geschäftsmodell erreichen. Sie haben etwa IT-Projekte laufen, setzen aber noch auf das klassische Stufenmodell beim Projektmanagement? Mittlerweile setzen Unternehmen zunehmend auf agile Frameworks wie Scrum, SAFe oder Kanban, um Projekte dynamisch voranzutreiben. Die Vorteile?
● Schnellere Anpassung an Marktänderungen möglich
● Teilergebnisse werden schneller geliefert
● Mehr Flexibilität und die Möglichkeit, auf Kundenwünsche einzugehen
● Bessere Ressourcennutzung
● Projektergebnis kann beeinflusst werden
● Das Team verbessert stetig die Zusammenarbeit und wird effizienter
Manchen Unternehmen fehlt aber bereits auf höherer Ebene ein konkreter Fokus und ein Unternehmensziel, worauf sich die Aufgaben besser ausrichten lassen. Einige Methoden wie die Einführung von OKRs (Objectives and Key Results) helfen beispielsweise, Ihre Ziele klar zu definieren und messbare Ergebnisse festzulegen.
Prozessoptimierung
Alle Prozesse eines Unternehmens lassen sich mit zahlreichen Zahnrädern vergleichen, die ineinandergreifen. Funktioniert eines der Rädchen nicht zuverlässig, kann der gesamte Unternehmensprozess zum Erliegen kommen. Oder er wird immens verlangsamt, ohne dass man es von außen direkt mitbekommt.
Laufen Ihre Prozesse alle optimal? Es ist sinnvoll, jeden einzelnen Prozess unter die Lupe zu nehmen und dabei auch Feedback von den Mitarbeitern einzuholen. Schließlich sind sie es, die tagein, tagaus mit diesen arbeiten. Bereits kleine Verbesserungen in den Arbeitsabläufen können einen großen Unterschied in der Effizienz und Produktivität machen. Denn in der Geschäftswelt zählt bekanntlich jede Sekunde.
In der Wirtschaft wird die Auswirkung des Kommunikations- und Entscheidungsprozesses oftmals unterschätzt. So werden Projekte und Aufgaben oft durch lange Hierarchien geführt, in denen erst einmal die Zuständigkeit ermittelt werden muss. Das Problem? Solange keine Entscheidung getroffen ist, ruhen die Projekte, während oft weiterhin Zeit und Ressourcen in diese fließen.
Wenn es jedoch klare Ansprechpartner und Entscheidungswege gibt, die vielleicht noch durch digitale Tools unterstützt werden, kann es hier zu einer enormen Steigerung der Effizienz kommen. Kommunikationsprozesse sollten hingegen so transparent wie möglich gehalten werden, damit alle auf ein und dieselben Informationen zugreifen können und es nicht zu unterschiedlichen Wissensständen kommen kann. Denn nichts bremst die Effizienz mehr als fehlende Informationen oder unnötige Entscheidungsschleifen. (prm)
